La regla de oro: 4, 6 u 8 piezas por persona
Si solo te vas a quedar con una cifra, que sea esta: cuatro piezas por persona en un cóctel de bienvenida que precede a una comida, seis si el cóctel es la comida principal y ocho si es una cena de pie larga. Todo lo demás son ajustes sobre esa base.
Hablamos de piezas de bocado completo: una gilda, un pintxo, una mini brocheta, una croqueta. Si el aperitivo mezcla piezas pequeñas (un canapé de un bocado) con piezas de dos o tres bocados (un mini bocadillo, una tosta grande), cuenta las grandes como dos.
La buena noticia es que la gilda es la unidad de medida perfecta: dos bocados, unos 35 gramos con tres o cuatro ingredientes, y aguanta media hora fuera de vitrina sin perder nada. Por eso toda nuestra calculadora trabaja en gildas por persona.
Tabla por tipo de evento
| Tipo de evento | Duración | Piezas por adulto | Por niño | Notas |
|---|---|---|---|---|
| Cóctel de bienvenida antes de comida o cena | 45–60 min | 4 | 3 | El menú viene después; no llenes |
| Aperitivo principal (vermut, inauguración, afterwork) | 90 min | 6 | 4 | Es la comida; que nadie se vaya con hambre |
| Cena de pie o cóctel-cena | 2–3 h | 8–10 | 5 | Mezcla frío y caliente; postre aparte |
| Cóctel de boda (entre ceremonia y banquete) | 90 min | 5 | 3 | Más largo que un cóctel normal y con fotos de por medio |
| Recena o late-night de boda | 30–45 min | 3 | — | Caliente y contundente |
| Acompañando a un catering completo | — | 2 | 1 | Solo como detalle o sorpresa |
| Feria o stand | por hora de apertura | 3 por visitante | — | Se calcula por visitantes y horas, no por invitados |
| Vermut popular o fiesta de pueblo | 2–3 h | 3–4 | 2 | Con tique por pieza, la gente se regula sola |
| Cumpleaños en casa | 2–3 h | 4–5 | 3 | Con tarta después |
| Comunión o bautizo (aperitivo + comida) | 60 min | 4 | 3 | Rincón infantil aparte |
Estas cifras ya incluyen un pequeño margen de seguridad. Si además aplicas los ajustes de perfil del apartado siguiente, no hace falta añadir más «por si acaso»: ese es el error que más encarece los eventos, como explicamos en cuánto cuesta un catering por persona.
Ajustes por perfil de invitados
No come lo mismo una plantilla de ingenieros de 30 años un jueves a las 19:00 que una familia de tres generaciones en una comunión. Estos son los multiplicadores que aplicamos:
| Perfil | Ajuste | Por qué |
|---|---|---|
| Jóvenes (20–35) y eventos de empresa | +15 % | Llegan con hambre y el aperitivo suele ser la cena |
| Mayores y familias con niños | −15 % | Comen menos y más despacio; los niños pican de la carta infantil |
| Foodies, País Vasco y Navarra | +25 % | El pintxo es cultura: se come de pie y en cantidad |
| Hombres mayoría (despedidas, equipos deportivos) | +20 % | Simple observación de barra |
| Después de una ceremonia larga o al aire libre en verano | +10 % | Más sed, más hambre, más tiempo de pie |
| Antes de un banquete de tres platos | −10 % | El cóctel es la antesala, no el plato fuerte |
Los ajustes se suman: un cóctel de boda en San Sebastián (+25 %) con mayoría de invitados jóvenes (+15 %) pasa de 5 a 7 gildas por persona. Un cóctel de empresa con plantilla senior en Sevilla se queda en 4.
Ajuste por duración
El tiempo manda tanto como la gente. Un cóctel de 90 minutos consume un 50 % más que uno de 60, pero a partir de las dos horas el ritmo baja: la gente ya ha comido lo principal y pica por inercia. Nuestra regla:
- Hasta 60 min: la cifra base.
- 90 min: base + 1 pieza.
- 2 h: base + 2 piezas.
- Cada hora a partir de la segunda: +15 %, no más.
Lo que sí hay que vigilar es el reparto en el tiempo. En un cóctel largo, el 60 % de las piezas se come en la primera media hora. Si sacas todo al principio, la segunda hora es un desierto; si guardas una tanda caliente para el minuto 60 y otra pequeña para el final, el cóctel «parece» más abundante con la misma cantidad. En barra con gildero esto se hace solo: monta al ritmo al que la gente llega.
Cuántas piezas distintas (variedad)
Más variedad no significa más cantidad. La experiencia dice:
- Hasta 40 personas: 6–8 variedades. Con menos, aburres; con más, nadie prueba todo.
- 40–120 personas: 10–15 variedades.
- Más de 120: 15–25 variedades, y conviene repetir las tres o cuatro que más gustan en mayor cantidad.
- Siempre: al menos una opción vegana, una sin gluten y, si hay niños, dos infantiles. En nuestra carta están señalizadas con banderita de color.
Una barra de gildas típica de boda lleva 20–30 variedades porque es el reclamo visual, pero el 50 % de las unidades se concentra en seis o siete: la Clásica, la Donostiarra, una de queso, una de marisco, una vegana y una de autor que haga de sorpresa. Los packs están diseñados exactamente así.
Cuánto beber: la otra mitad del cálculo
La comida se calcula por piezas; la bebida, por consumiciones y hora. Las cifras que usamos para la vermutería y la barra libre:
| Bebida | Cóctel de 90 min | Cena o fiesta de 3 h |
|---|---|---|
| Vermut, cerveza, vino | 2 consumiciones por persona | 3 la primera hora, 2 cada hora siguiente |
| Cava o champagne | 2 copas (1 botella cada 3 personas) | 3 copas |
| Agua y refrescos | 1 por persona | 2 por persona, más en verano |
| Café y digestivos | — | 1 por persona |
| Hielo | 0,5 kg por persona | 1 kg por persona |
Si quieres saber qué poner en la copa junto a las gildas, tenemos un artículo entero sobre qué beber con gildas.
Cómo calcular en ferias, festivales y eventos abiertos
Cuando no hay lista de invitados, se calcula por flujo de personas y horas. En un stand de feria, la cifra es 3 piezas por visitante que se para y hora de apertura; en una fiesta popular o festival, 3–4 piezas por asistente en el tramo de dos horas en que se concentra el consumo (normalmente el vermut del mediodía o la primera hora de la noche).
| Evento abierto | Cómo se estima | Ejemplo |
|---|---|---|
| Stand de feria | visitantes/hora × 3 × horas de apertura | 40 × 3 × 8 = 960 gildas/día |
| Vermut popular | asistentes estimados × 3,5 | 400 personas → 1.400 gildas |
| Festival de música (barra de restauración) | 15–20 % del aforo × 4 | aforo 5.000 → 3.000–4.000 gildas/día |
| Inauguración de tienda o showroom | invitados confirmados × 1,4 × 4 | 100 confirmados → 560 gildas |
En estos formatos conviene trabajar con reposición en vez de con una cantidad cerrada: se lleva un 30 % más en frío y solo se factura lo servido, con tique o con recuento. Así lo hacemos en ferias y fiestas populares.
Cantidades para niños y para dietas especiales
Los niños comen tres piezas, pero solo si son suyas. Un rincón infantil con gildas sin picante ni vinagre fuerte (caprese, pollo y maíz, jamón york y melón, fresa y plátano) resuelve el problema y evita que los adultos «pierdan» piezas dándoselas a los pequeños. Calcula 3 por niño de 4 a 12 años y 1 por menor de 4.
Para dietas: reserva un 10 % de las piezas en versión vegana y asegúrate de que la mayoría sean sin gluten (en nuestra carta, 140 de las 148 lo son). Si tienes la lista de alérgenos de los invitados, pásala con una semana: se monta carta segura y se etiqueta por bandeja. Más detalle en información de alérgenos.
Tres ejemplos resueltos
Boda de 120 invitados (100 adultos, 20 niños), cóctel de 90 min, Valencia
Base de boda: 5 por adulto, 3 por niño. Perfil mixto sin ajustes. 100 × 5 + 20 × 3 = 560 gildas, que redondeamos a 47 cajas de 12 (564). Con el Pack Clásico y la barra con gildero son unos 1.660 €, 13,80 € por persona, sin desplazamiento por ser Valencia. Si añadimos un córner de jamón (dos piezas con cortador), la sensación de abundancia se dispara y podemos bajar a 4 gildas por adulto: 460 gildas y 910 € de jamón.
Afterwork de empresa, 60 personas, perfil joven, 2 h, Madrid
Base de aperitivo principal: 6. Perfil joven +15 % → 6,9; dos horas → ya incluido en la base de 90 min más una pieza. Redondeamos a 7 gildas por persona: 420 gildas (35 cajas). Con vermutería (2 consumiciones) y el Pack Mundo, unos 23 € por persona. El cálculo completo está en catering para empresas.
Cumpleaños en casa, 14 personas, tarde de sábado
Base de 4–5 por persona con tarta después: 14 × 4 = 56 gildas → 5 cajas de 12 (60 gildas). Con envío, unos 125 € en total, menos de 9 € por persona. Se pide en la tienda con dos días de antelación.
Qué hacer con lo que sobra (y cómo no pasarte)
Si calculas con estas tablas, sobrará entre un 5 y un 10 %, que es lo correcto: menos significa que alguien se quedó sin probar la última tanda. Para que ese margen no se convierta en un gasto:
- Pide que el sobrante se entregue en cajas al terminar; las gildas aguantan 24 horas en frío y son el desayuno del día siguiente en cualquier boda.
- Contrata con garantía de sobras. En nuestro caso, si has usado la calculadora y sobra más del 10 %, no lo pagas; el gildero lo cuenta delante del cliente en el albarán. Tienes las condiciones en garantía de sobras.
- No pidas «por si vienen más». Cierra el número de invitados 48 horas antes y ajusta: casi todos los caterings lo permiten.
- Si de verdad temes quedarte corto (bodas en el norte, equipos jóvenes), añade un córner contundente en vez de más piezas: jamón, paella o late-night llenan más por euro que diez gildas extra.
Errores que vemos cada semana
- Contar a los proveedores como invitados. Fotógrafo, músicos y wedding planner comen, pero del menú de staff, no del cóctel. Súmalos como media ración.
- Olvidar a los que llegan tarde. En bodas, un 10 % de los invitados llega directamente al cóctel desde la carretera y come el doble.
- Mezclar piezas de distinto tamaño sin ponderar. Una tosta de salmón no es un canapé.
- Calcular por peso. Los «150 gramos por persona» del catering clásico no sirven para un cóctel de pie: la gente come por piezas y por tiempo.
- No separar la carta infantil. Los niños comen tres piezas, pero solo si son suyas: sin picante, sin vinagre fuerte y con palillo romo.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos aperitivos por persona en una boda?
Cinco piezas por adulto en el cóctel de 90 minutos entre ceremonia y banquete, y tres por niño. Si hay un córner de jamón u ostras, cuatro. Para la recena, tres piezas calientes por persona.
¿Cuántos canapés por persona en un cóctel de empresa?
Seis por persona si el cóctel sustituye a la cena (afterwork, presentación a última hora), con un 15 % más si la plantilla es joven. Cuatro si es un cóctel breve antes de una comida.
¿Cuántos pintxos por persona para un vermut?
Tres o cuatro por persona en un vermut de dos horas, acompañados de dos consumiciones. En el País Vasco y Navarra, cinco.
¿Cuántas gildas por persona?
Cuatro en un cóctel con otros aperitivos, seis si las gildas son el aperitivo principal y ocho en una cena de pie. Dos por persona si acompañan a un catering completo. Los niños, tres de la carta infantil.
¿Cuántas piezas distintas debo ofrecer?
Entre 6 y 8 variedades hasta 40 personas, de 10 a 15 hasta 120 y de 15 a 25 en eventos grandes. Siempre con una opción vegana, una sin gluten y dos infantiles si hay niños.
¿Es mejor pasarse o quedarse corto?
Pasarse un 5–10 % es lo correcto; quedarse corto se nota siempre y pasarse un 30 % se paga. Lo ideal es calcular bien y contratar con garantía de sobras.